Organizzazione interna Flussi, processi e regolamenti che le persone adottano davvero
Supporto la costruzione di mansionari, procedure, flussi e regolamenti. Spesso il problema di un’organizzazione non è la mancanza di regole ma il fatto che il personale non le usi.
Questa è l’area giusta se nella tua organizzazione succede questo:
- Due reparti si rimpallano la responsabilità e il lavoro si accumula in mezzo.
- Il lavoro arriva a picchi e a pagarli sono sempre gli stessi.
- Ogni eccezione si risolve a voce e la volta dopo si ricomincia da capo.
- Gli strumenti nuovi, intelligenza artificiale compresa, li usano in pochi e gli altri li aggirano.
Un caso reale
Procedure sulla carta, caos nella pratica
−31%
di ore di straordinario non strutturale nei tre mesi successivi all’intervento, rispetto allo stesso periodo dell’anno prima.
Impresa produttiva con procedure formalmente definite e disattese: il lavoro arrivava a picchi perché il reparto commerciale e quello produttivo non si passavano le informazioni nei tempi giusti. L’intervento ha riguardato i flussi di comunicazione fra i due reparti, una procedura riscritta insieme a chi doveva applicarla e un sistema di monitoraggio semplice da tenere aggiornato.
Come intervengo
Alcuni esempi, non l’elenco completo
Le persone seguono le procedure quando concorrono due fattori: la comprensione del valore (la volontà) e la semplicità di esecuzione (un basso carico cognitivo). Davanti a flussi macchinosi, o che non si condividono, il cervello sceglie la scorciatoia più economica: agire di testa propria. Progettare l’organizzazione significa agire su entrambi i meccanismi: abbassare l’attrito dei processi e costruire il coinvolgimento che rende l’adesione spontanea e duratura.
Comunicazione tra reparti
Costruire flussi di comunicazione che integrano i reparti, invece di metterli in coda uno dietro l’altro.
Protocolli di lavoro
Costruire e snellire i protocolli operativi e i flussi di processo, togliendo i passaggi che nessuno esegue davvero.
Organigramma e mansionari
Analizzare perimetri operativi, mansioni e responsabilità, perché ognuno sappia dove finisce il proprio compito.
Comunicazioni ufficiali
Trasformare le comunicazioni formali in strumenti di coinvolgimento e di appartenenza, invece che in circolari da archiviare.
Progettazione dei KPI
Definire indicatori di prestazione che favoriscono la crescita consapevole e la responsabilità, non la difesa del numero.
Adozione dell’IA nei processi
Favorire l’adozione degli strumenti di intelligenza artificiale lavorando sulle abitudini delle persone, prima che sulla tecnologia.
Non trovi il tuo caso?
Hai una sfida specifica da affrontare?
Raccontami brevemente il contesto della tua organizzazione e in quale passaggio il lavoro si inceppa. Valuterò se ci sono i margini per un intervento. Se invece vuoi prima capire come si lavora insieme, il metodo e le modalità di collaborazione sono scritti.
Domande frequenti
Quello che mi chiedono prima di cominciare
Bisogna riscrivere tutte le procedure?
No. Si parte dalle procedure che ci sono già e si cambia solo il necessario.
Chi scrive le nuove procedure?
La direzione insieme a me, coinvolgendo chi dovrà applicarle. Una regola che le persone hanno contribuito a scrivere viene seguita più volentieri.
Serve un software nuovo?
Di solito no. Se serve, lo si decide insieme.
Ci aiuti anche a introdurre l’intelligenza artificiale?
Sì. Reparto per reparto si individuano uno o più usi pratici, da introdurre con gradualità.